Users

Users adalah menu untuk mengelola akun pengguna yang dapat mengakses sistem Diagma. Setiap pengguna memiliki kredensial login, role yang menentukan hak akses, dan profil personal.

Fitur Utama

• Pembuatan dan manajemen akun pengguna
• Assignment role dan permission
• Reset password dan manajemen keamanan
• Aktivasi dan deaktivasi akun
• Log aktivitas pengguna

Data yang Dikelola

Panduan Penggunaan

Melihat Daftar Users

1. Buka menu Company Base > Users
2. Daftar pengguna ditampilkan dalam tabel
3. Gunakan filter untuk mencari:
   • Berdasarkan nama atau email
   • Berdasarkan role
   • Berdasarkan status (aktif/non-aktif)
   • Berdasarkan cabang

Menambah User Baru

1. Klik tombol + Tambah User
2. Isi Informasi Dasar:
   • Full Name: Nama lengkap
   • Email: Email yang valid (akan digunakan untuk login)
   • Phone: Nomor telepon (opsional)
3. Isi Informasi Organisasi:
   • Branch: Pilih cabang (jika multi-branch)
   • Department: Departemen (opsional)
   • Position: Jabatan (opsional)
4. Pilih Role:
   • Centang satu atau lebih role
   • Permission akan sesuai dengan role yang dipilih
5. Atur Keamanan:
   • Password: Buat password atau generate otomatis
   • Access Expiry: Tanggal kadaluarsa (opsional, untuk akses sementara)
6. Klik Simpan
7. Sistem akan mengirim email undangan ke pengguna

Mengubah Data User

1. Klik user yang ingin diubah
2. Klik tombol Edit
3. Ubah field yang diperlukan
4. Klik Simpan

Catatan: Email tidak dapat diubah setelah akun dibuat. Jika perlu mengubah email, buat akun baru.

Reset Password

Admin Reset:

1. Klik user yang ingin di-reset password-nya
2. Klik tombol Reset Password
3. Pilih metode:
   • Generate New: Sistem generate password baru
   • Send Reset Link: Kirim link reset ke email user
4. Konfirmasi aksi

User Self-Reset:

1. User klik “Lupa Password” di halaman login
2. Masukkan email
3. Cek email untuk link reset
4. Buat password baru

Aktivasi dan Deaktivasi User

Deaktivasi:

1. Klik user yang ingin dinonaktifkan
2. Toggle Is Active ke OFF
3. Klik Simpan

User yang dinonaktifkan:

• Tidak dapat login
• Tidak menerima notifikasi
• Tidak muncul di dropdown assignment
• Data historisnya tetap tersimpan

Aktivasi Kembali:

1. Filter untuk menampilkan user non-aktif
2. Klik user yang ingin diaktifkan
3. Toggle Is Active ke ON
4. Klik Simpan

Menghapus User

1. Klik user yang ingin dihapus
2. Klik tombol Hapus
3. Konfirmasi penghapusan

Peringatan:

• User dengan riwayat aktivitas tidak dapat dihapus (hanya bisa dinonaktifkan)
• Data yang dibuat oleh user akan tetap tersimpan dengan referensi ke user yang dihapus

Log Aktivitas User

Untuk melihat aktivitas user:

1. Klik user
2. Klik tab Activity Log
3. Daftar aktivitas ditampilkan:
   • Login/logout
   • Perubahan data
   • Aksi yang dilakukan

Filter log berdasarkan:

• Rentang tanggal
• Tipe aktivitas
• Modul/resource

Keamanan Akun

Password Policy

Sistem menerapkan kebijakan password:

Two-Factor Authentication (2FA)

Untuk mengaktifkan 2FA:

1. User login ke akun
2. Buka Profile > Security
3. Klik Enable 2FA
4. Scan QR code dengan aplikasi authenticator
5. Masukkan kode verifikasi
6. 2FA aktif

Session Management

Access Expiry

Untuk memberikan akses sementara:

1. Edit user
2. Set Access Expiry ke tanggal tertentu
3. Simpan

Setelah tanggal tersebut, user tidak dapat login sampai expiry diperpanjang atau dihapus.

Bulk Operations

Import Users

1. Klik tombol Import
2. Download template CSV
3. Isi data sesuai format
4. Upload file CSV
5. Review data yang akan diimport
6. Konfirmasi import

Format CSV:

full_name,email,phone,role_code,branch_code,department,position
John Doe,john@diagma.id,081234567890,ENROLLMENT_STAFF,HQ,Operations,Staff
Jane Smith,jane@diagma.id,081234567891,FINANCE_STAFF,HQ,Finance,Staff

Export Users

1. Filter daftar user sesuai kebutuhan
2. Klik tombol Export
3. Pilih format (CSV atau Excel)
4. Download file

Tips dan Best Practices

• Gunakan email perusahaan - Hindari email personal untuk akun sistem
• Principle of Least Privilege - Assign role dengan permission minimum yang diperlukan
• Review berkala - Audit user dan role setiap 3 bulan
• Nonaktifkan segera - Nonaktifkan akun karyawan yang resign di hari terakhir kerja
• Password unik - Edukasi user untuk menggunakan password yang unik

FAQ

Bagaimana jika user lupa password?

User dapat menggunakan fitur “Lupa Password” di halaman login, atau admin dapat melakukan reset password manual.

Bisakah satu email digunakan untuk multiple users?

Tidak. Setiap user harus memiliki email unik karena email digunakan sebagai identifier untuk login.

Bagaimana menangani karyawan resign?

1. Nonaktifkan akun (jangan hapus untuk menjaga audit trail)
2. Set Access Expiry ke hari ini (jika perlu akses darurat)
3. Reassign tugas/data yang diperlukan ke user lain

Apakah bisa melihat password user?

Tidak. Password disimpan dalam bentuk hash dan tidak dapat dilihat. Admin hanya bisa reset password.

Bagaimana jika user tidak menerima email undangan?

1. Cek folder spam
2. Pastikan email benar
3. Admin dapat mengirim ulang undangan dari detail user
4. Atau admin dapat set password manual dan informasikan langsung

Lihat Juga

• Roles & Permissions - Pengaturan role
• Branches - Pengaturan cabang
• Company Profile - Informasi perusahaan