Timeline Tracker adalah group menu untuk memantau dan merencanakan perjalanan siswa dari awal pendaftaran hingga keberangkatan ke Jerman. Fitur ini memberikan visibilitas penuh terhadap progress setiap siswa.
| Menu | Deskripsi | Frekuensi Penggunaan |
|---|
| Calendar | Kalender jadwal kelas, ujian, dan event | Harian |
| Student Timeline | Timeline individual per siswa | Mingguan |
| Estimate | Kalkulasi estimasi durasi dan biaya | Per enrollment |
Setiap siswa memiliki timeline yang menggambarkan perjalanan mereka:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ STUDENT TIMELINE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ●────────●────────●────────●────────●────────●────────●────────● │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ Daftar Test A1 Start A1 End A2 Start A2 End Visa Terbang │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ Jan'24 Feb'24 Mar'24 May'24 Jun'24 Aug'24 Sep'24 Nov'24 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
- Melihat jadwal kelas dan resource allocation
- Mengidentifikasi siswa yang progress-nya terlambat
- Merencanakan kapasitas kelas untuk periode mendatang
- Dashboard overview semua siswa
- Proyeksi revenue berdasarkan timeline
- Identifikasi bottleneck dalam proses
- Mengetahui estimasi keberangkatan siswa mereka
- Tracking progress siswa secara real-time
| Module | Integrasi |
|---|
| Students | Data siswa dan progress |
| Classes | Jadwal kelas |
| Attendances | Data kehadiran |
| Visas | Status visa siswa |
| Invoices | Jadwal pembayaran |
| Role | Calendar | Student Timeline | Estimate |
|---|
| Super Admin | Full | Full | Full |
| Admin | Full | Full | Full |
| Enrollment Staff | View/Edit | View/Edit | Create/View |
| Tutor | View (own classes) | View (own students) | - |
| Partner | - | View (own students) | View |
Calendar adalah fitur untuk melihat dan mengelola jadwal kelas, ujian, event, dan aktivitas lainnya dalam tampilan kalender visual. Fitur ini menjadi pusat koordinasi untuk semua aktivitas operasional.
- Tampilan kalender harian, mingguan, dan bulanan
- Penjadwalan kelas dan event
- Drag-and-drop untuk reschedule
- Filter berdasarkan kelas, tutor, atau siswa
- Deteksi konflik jadwal
Tampilan per jam untuk satu hari:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Senin, 25 Desember 2024 < Today > │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 08:00 │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
│ 09:00 │ ████ A1-Morning (Room A) - Herr Schmidt ████████ │
│ 10:00 │ ████████████████████████████████████████████████ │
│ 11:00 │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
│ 12:00 │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
│ 13:00 │ ████ B1-Intensive (Room B) - Frau Müller ███████ │
│ 14:00 │ ████████████████████████████████████████████████ │
│ 15:00 │ ████████████████████████████████████████████████ │
│ 16:00 │ ░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
- Weekly View: Tampilan 7 hari dengan ringkasan event per hari.
- Monthly View: Tampilan overview satu bulan penuh dengan badge jumlah event per hari.
| Tipe Event | Warna | Deskripsi |
|---|
| Regular Class | Biru | Kelas regular terjadwal |
| Exam | Merah | Ujian kenaikan level |
| Placement Test | Kuning | Tes penempatan siswa baru |
| Holiday | Abu-abu | Hari libur |
| Special Event | Hijau | Event khusus (orientation, dll) |
- Buka menu Diagma Base > Timeline Tracker > Calendar
- Default tampilan adalah Weekly View minggu ini
- Gunakan navigasi
< > untuk berpindah periode
- Klik Today untuk kembali ke hari ini
- Switch tampilan dengan tombol Day / Week / Month
| Filter | Opsi |
|---|
| Class | Pilih kelas spesifik |
| Tutor | Pilih tutor tertentu |
| Level | Filter berdasarkan level (A1, A2, dll) |
| Room | Filter berdasarkan ruangan |
| Event Type | Regular, Exam, Placement Test, dll |
- Klik pada slot waktu yang kosong, atau klik tombol + Tambah Event
- Isi detail event: Event Type, Title, Date, Start/End Time, Class, Tutor, Room, Repeat
- Klik Simpan
Drag and Drop: Klik dan tahan event, drag ke slot waktu baru, lepas untuk memindahkan.
Edit Manual: Klik event > Edit > Ubah tanggal/waktu > Simpan.
Untuk event yang berulang:
- Saat membuat event, aktifkan Repeat
- Pilih pola: Daily, Weekly, Bi-weekly, Monthly
- Set tanggal akhir atau jumlah pengulangan
| Tipe Konflik | Deskripsi | Severity |
|---|
| Tutor Double Booking | Tutor dijadwalkan di 2 kelas bersamaan | Error |
| Room Double Booking | Ruangan digunakan 2 kelas bersamaan | Error |
| Student Overlap | Siswa terdaftar di 2 kelas bersamaan | Warning |
| Holiday Conflict | Event dijadwalkan di hari libur | Warning |
- Block waktu maintenance - Block waktu untuk meeting atau maintenance ruangan
- Review weekly - Review jadwal minggu depan setiap Jumat
- Set buffer time - Sisakan waktu antar kelas untuk persiapan
Student Timeline adalah fitur untuk melihat dan mengelola timeline perjalanan individual setiap siswa dari pendaftaran hingga keberangkatan ke Jerman.
- Visualisasi timeline progress siswa
- Tracking milestone (enrollment, level completion, visa, departure)
- Perbandingan progress aktual vs target
- Alert untuk siswa yang terlambat dari jadwal
- Notes dan dokumentasi per milestone
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ TIMELINE: Ahmad Fauzi Status: Active│
│ Package: Ausbildung Intensive | Target Departure: Nov 2024 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ✓ Enrollment ──── ✓ A1 ──── ✓ A2 ──── ● B1 ──── ○ B2 ──── ○ Visa ──── ○│
│ Jan 2024 Mar'24 May'24 Jul'24 Sep'24 Oct'24 Nov│
│ │
│ Progress: ████████████████████░░░░░░░░░░ 60% │
│ Status: On Track │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Legend: ✓ = Completed | ● = In Progress | ○ = Upcoming
| Milestone | Deskripsi | Triggered By |
|---|
| Enrollment | Siswa terdaftar | Student registration |
| Placement Test | Tes penempatan selesai | Test completion |
| Level Start | Mulai level baru | Class assignment |
| Level Complete | Selesai level | Exam passed |
| Visa Application | Pengajuan visa | Manual input |
| Visa Approved | Visa disetujui | Manual input |
| Departure | Keberangkatan | Manual input |
| Status | Deskripsi | Indikator |
|---|
| On Track | Sesuai jadwal | Hijau |
| Slightly Delayed | Terlambat < 2 minggu | Kuning |
| Delayed | Terlambat 2-4 minggu | Orange |
| Critical | Terlambat > 4 minggu | Merah |
| Completed | Sudah berangkat | Abu-abu |
- Buka menu Diagma Base > Timeline Tracker > Student Timeline
- Daftar siswa ditampilkan dengan summary status
- Gunakan filter untuk mencari siswa spesifik
- Klik siswa untuk melihat timeline detail
| Filter | Opsi |
|---|
| Status | On Track, Delayed, Critical, Completed |
| Level | A1, A2, B1, B2, C1 |
| Package | Ausbildung, FSJ, Au Pair, dll |
| Partner | Filter berdasarkan partner |
| Target Month | Bulan target keberangkatan |
- Klik milestone yang ingin diupdate
- Klik Update Status
- Pilih status: Not Started, In Progress, Completed, atau Skipped
- Tambahkan notes jika perlu
- Simpan
Setiap milestone dapat memiliki dokumen pendukung:
- Enrollment: Kontrak, KTP
- Level Complete: Sertifikat, Nilai Ujian
- Visa: Copy passport, Visa approval
| Metrik | Deskripsi |
|---|
| Total Active | Jumlah siswa aktif |
| On Track | Siswa yang on schedule |
| Delayed | Siswa yang terlambat |
| Critical | Siswa yang butuh perhatian khusus |
| Completing This Month | Siswa yang selesai bulan ini |
| Departing This Month | Siswa yang berangkat bulan ini |
- Update real-time - Update milestone segera setelah ada perubahan
- Gunakan notes - Dokumentasikan setiap isu atau perubahan penting
- Review Critical weekly - Prioritaskan siswa dengan status Critical
Estimate adalah fitur untuk membuat kalkulasi estimasi durasi program, target keberangkatan, dan total biaya untuk calon siswa.
- Kalkulasi otomatis durasi program berdasarkan level awal
- Estimasi tanggal selesai program dan keberangkatan
- Kalkulasi total biaya (tuition, admin, visa, dll)
- Generate quotation untuk partner/siswa
- Konversi estimate ke enrollment
| Field | Tipe | Deskripsi | Wajib |
|---|
| Student Name | Text | Nama calon siswa | Ya |
| Partner | Select | Partner yang mereferensikan | Tidak |
| Current Level | Select | Level saat ini (jika ada) | Ya |
| Target Program | Select | Program yang diminati | Ya |
| Package | Select | Paket yang dipilih | Ya |
| Start Date | Date | Tanggal mulai kursus | Ya |
| Class Schedule | Select | Jadwal kelas (pagi/siang/malam) | Ya |
| Level | Durasi Standar | Durasi Intensif |
|---|
| A1 | 8 minggu | 4 minggu |
| A2 | 8 minggu | 4 minggu |
| B1 | 12 minggu | 6 minggu |
| B2 | 12 minggu | 6 minggu |
| C1 | 16 minggu | 8 minggu |
Total durasi = Level yang harus ditempuh x Durasi per level
| Komponen | Deskripsi |
|---|
| Tuition Fee | Biaya kursus per level |
| Registration Fee | Biaya pendaftaran (one-time) |
| Material Fee | Biaya buku dan materi |
| Exam Fee | Biaya ujian per level |
| Visa Assistance | Biaya bantuan visa |
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ESTIMATE #EST-2024-0125 │
│ Nama: Ahmad Fauzi | Partner: CV Edu Global │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ PROGRAM DETAILS │
│ ├── Current Level : Beginner (Level 0) │
│ ├── Target Program : Ausbildung │
│ ├── Package : Intensive │
│ └── Required Level : B1 │
│ │
│ TIMELINE │
│ ├── Start Date : 1 Februari 2024 │
│ ├── A1 Completion : 1 Maret 2024 (4 minggu) │
│ ├── A2 Completion : 1 April 2024 (4 minggu) │
│ ├── B1 Completion : 15 Mei 2024 (6 minggu) │
│ └── Target Departure : September 2024 │
│ │
│ COST BREAKDOWN │
│ ├── Tuition Fee : Rp 25,000,000 │
│ ├── Registration : Rp 1,500,000 │
│ ├── Materials : Rp 2,000,000 │
│ ├── Exam Fees : Rp 3,000,000 │
│ ├── Visa Assistance : Rp 5,000,000 │
│ └── TOTAL : Rp 38,000,000 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
- Buka menu Diagma Base > Timeline Tracker > Estimate
- Klik + Buat Estimate
- Isi informasi: Nama, Partner, Current Level, Target Program, Package, Start Date
- Sistem akan menghitung estimasi durasi dan biaya
- Review hasil kalkulasi
- Klik Simpan
- Buka estimate yang sudah dibuat
- Klik Generate Quotation
- Pilih format: PDF atau shareable link
- Pilih bahasa (Indonesia/English)
- Download/share
- Buka estimate
- Klik Convert to Enrollment
- Lengkapi data tambahan
- Generate invoice
| Status | Deskripsi |
|---|
| Draft | Baru dibuat, belum final |
| Sent | Sudah dikirim ke calon siswa |
| Viewed | Calon siswa sudah melihat quotation |
| Converted | Sudah dikonversi ke enrollment |
| Expired | Melewati validity period |
| Declined | Calon siswa menolak |
- Buat segera - Buat estimate saat ada inquiry untuk response cepat
- Jelaskan detail - Pastikan partner/siswa memahami breakdown biaya
- Follow-up aktif - Jangan biarkan estimate menggantung
- Update pricing - Pastikan pricing di sistem selalu up-to-date