Documents & Tasks

Documents & Tasks adalah modul untuk mengelola konfigurasi dokumen yang diperlukan siswa serta template checklist untuk berbagai proses seperti keberangkatan dan kedatangan.

Menu dalam Documents & Tasks

Fitur Utama

Kebutuhan (Document Requirements)

• Konfigurasi Dokumen: Tentukan dokumen apa saja yang perlu diupload siswa
• File Validation: Set tipe file yang diterima (PDF, PNG, JPEG) dan ukuran maksimal
• Scope Flexibility: Dokumen bisa berlaku global atau spesifik per Program/Package/Visa
• Mandatory/Optional: Tentukan dokumen wajib atau opsional
• Instructions: Berikan instruksi detail untuk siswa

Task Template

• Reusable Templates: Buat template sekali, gunakan untuk banyak siswa
• Type-based: Template untuk Departure Preparation atau Arrival
• Ordered Items: Task items dengan urutan yang bisa di-drag & drop
• Flexible: Siswa/admin bisa tambah task manual setelah template diterapkan

Alur Penggunaan

1. Admin Setup
   └── Buat Kebutuhan (dokumen yang diperlukan)
       └── Set scope: Global / Program / Package / Visa
   └── Buat Task Template
       └── Pilih type: Departure Preparation / Arrival
           └── Tambah task items

2. Proses Siswa
   └── Visa Tracking
       └── Upload dokumen sesuai Kebutuhan
   └── Departure Preparation
       └── Pilih template → Generate checklist
   └── Arrival
       └── Pilih template → Generate checklist

Integrasi

Dengan Visa Tracking

Dokumen yang dikonfigurasi di Kebutuhan akan muncul sebagai checklist di proses visa:

• Dokumen dengan scope Global → muncul untuk semua siswa
• Dokumen dengan scope Visa → muncul sesuai tipe visa siswa

Dengan Departure Preparation

Template dengan type Departure Preparation digunakan untuk:

• Generate checklist persiapan keberangkatan
• Setiap siswa hanya bisa memiliki 1 template aktif
• Task manual bisa ditambahkan setelah template diterapkan

Dengan Arrival

Template dengan type Arrival digunakan untuk:

• Generate checklist setelah siswa tiba di Jerman
• Tracking penyelesaian task-task penting
• Task manual bisa ditambahkan setelah template diterapkan

Dashboard

Summary

Documents & Tasks Overview
─────────────────────────────────────────────
Kebutuhan:
├── Total Dokumen: 15
├── Global: 8
├── Per-Program: 4
├── Per-Visa: 3
└── Mandatory: 12

Task Templates:
├── Total Templates: 6
├── Departure Preparation: 4
└── Arrival: 2
─────────────────────────────────────────────

Best Practices

1. Naming Convention: Gunakan nama yang jelas dan deskriptif
2. Instructions Detail: Berikan instruksi lengkap untuk menghindari kebingungan
3. Scope Tepat: Pilih scope yang sesuai agar dokumen muncul di tempat yang benar
4. Template Lengkap: Buat template yang komprehensif untuk meminimalkan task manual
5. Review Berkala: Review dan update kebutuhan/template secara berkala

FAQ

Apa bedanya Kebutuhan dan Task Template?

• Kebutuhan: Konfigurasi dokumen yang perlu di-upload (file). Digunakan di proses Visa Tracking.
• Task Template: Konfigurasi checklist task yang perlu diselesaikan. Digunakan di Departure Preparation dan Arrival.

Bisakah satu siswa memiliki multiple template?

Tidak untuk type yang sama. Satu siswa hanya bisa memiliki 1 template Departure Preparation dan 1 template Arrival.

Bagaimana jika ada kebutuhan baru setelah siswa mulai proses?

Kebutuhan baru akan otomatis muncul di siswa yang memenuhi scope. Admin bisa juga menambahkan secara manual.

Lihat Juga

• Kebutuhan - Konfigurasi dokumen kebutuhan
• Task Template - Template checklist
• Visa Tracking - Proses visa
• Departure Preparation - Persiapan berangkat
• Arrival - Kedatangan