Visa Tracking

Visa Tracking adalah fitur untuk mengelola dan memantau proses pengajuan visa siswa. Setiap siswa melalui 5 tahap proses visa dengan tracking progress yang jelas.

Fitur Utama

• Set Tipe Visa: Pilih tipe visa dari Master Data
• 5-Step Process: Proses visa terstruktur dengan 5 tahap
• Document Upload: Upload dokumen per tahap
• Scheduling: Penjadwalan appointment terintegrasi
• Resubmit: Ajukan ulang jika ditolak
• Progress Tracking: Monitor status real-time

Alur Proses Visa

┌─────────────────┐
│  SET TIPE VISA  │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ STEP 1          │
│ Persiapan       │
│ Dokumen         │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ STEP 2          │
│ Portal Ausland  │
│ (Scheduling)    │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ STEP 3          │
│ Briefing        │
│ Kedutaan        │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ STEP 4          │
│ Wawancara       │◄──────────────┐
└────────┬────────┘               │
         ▼                        │
┌─────────────────┐               │
│ STEP 5          │    Ditolak    │
│ Persetujuan     │───────────────┘
└────────┬────────┘   (Ajukan Ulang)
         │
         ▼ Disetujui
┌─────────────────┐
│ SELESAI         │
│ → Departure     │
│   Preparation   │
└─────────────────┘

Data yang Dikelola

Panduan Penggunaan

Set Tipe Visa Siswa

1. Buka menu Enrollment > Students
2. Klik siswa yang akan diproses visa-nya
3. Buka tab Visa Tracking
4. Klik Set Visa Type
5. Pilih tipe visa dari dropdown:

Note: Tipe visa dapat dikonfigurasi di Master Data > Visas

6. Klik Save untuk memulai proses visa

Step 1: Persiapan Dokumen

Tahap pertama adalah mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan.

Dokumen General

Dokumen general berlaku untuk semua tipe visa. Daftar dokumen dikonfigurasi di Documents & Tasks > Kebutuhan.

Contoh dokumen general:

• Passport (minimal 6 bulan berlaku)
• Pas foto biometrik
• KTP
• Kartu Keluarga
• Ijazah terakhir
• Transkrip nilai
• Sertifikat bahasa Jerman

Dokumen Khusus Visa

Dokumen tambahan sesuai tipe visa yang dipilih:

Cara Upload Dokumen

1. Pada halaman Visa Tracking siswa, buka Step 1: Persiapan Dokumen
2. Checklist dokumen yang diperlukan akan ditampilkan
3. Klik Upload di samping setiap dokumen
4. Pilih file dari komputer (PDF/JPG/PNG, max 5MB)
5. Sistem akan memvalidasi dan menampilkan preview
6. Status dokumen: Pending → Uploaded → Verified
7. Setelah semua dokumen verified, klik Complete Step 1

Step 1: Persiapan Dokumen
─────────────────────────────────────────────
Dokumen General:
☑ Passport                    [Verified]
☑ Pas Foto Biometrik          [Verified]
☑ KTP                         [Verified]
☐ Kartu Keluarga              [Upload]
☑ Ijazah                      [Verified]
☑ Sertifikat Bahasa           [Verified]

Dokumen Khusus (Ausbildung Visa):
☑ Kontrak Ausbildung          [Verified]
☐ Surat dari Betrieb          [Upload]

Progress: 6/8 dokumen (75%)
─────────────────────────────────────────────

Step 2: Portal Ausland

Tahap ini adalah penjadwalan appointment di portal Ausländerbehörde (Kantor Imigrasi Jerman).

Cara Scheduling

1. Setelah Step 1 selesai, sistem membuka akses ke Step 2
2. Klik Schedule Appointment
3. Pilih tanggal dan waktu yang tersedia
4. Sistem akan menyimpan informasi appointment:

Step 2: Portal Ausland
─────────────────────────────────────────────
Status: Scheduled

Appointment Details:
├── Tanggal: 15 Maret 2024
├── Waktu: 09:00 WIB
├── Lokasi: Online (Portal Ausland)
└── Link: https://portal.ausland.de/...

Actions:
[Reschedule] [Mark as Completed]
─────────────────────────────────────────────

4. Setelah appointment selesai, klik Mark as Completed
5. Upload bukti completion jika diperlukan

Step 3: Briefing Kedutaan

Briefing persiapan sebelum wawancara di kedutaan.

Cara Scheduling Briefing

1. Klik Schedule Briefing
2. Pilih tanggal briefing yang tersedia
3. Briefing bisa dilakukan:
   • Online: Via Zoom/Google Meet
   • Offline: Di kantor Diagma
4. Materi briefing meliputi:
   • Dokumen yang harus dibawa
   • Pertanyaan yang sering ditanyakan
   • Tips menjawab
   • Dress code
   • Do’s and Don’ts

Step 3: Briefing Kedutaan
─────────────────────────────────────────────
Status: Scheduled

Briefing Details:
├── Tanggal: 20 Maret 2024
├── Waktu: 14:00 WIB
├── Mode: Online (Zoom)
├── Link: https://zoom.us/j/...
└── Tutor: Herr Schmidt

Materi:
├── Persiapan Wawancara.pdf
├── FAQ Kedutaan.pdf
└── Checklist Dokumen.pdf

[Join Meeting] [Mark as Completed]
─────────────────────────────────────────────

Step 4: Wawancara

Wawancara di Kedutaan Besar Jerman.

Cara Scheduling Wawancara

1. Klik Schedule Interview
2. Input tanggal wawancara sesuai appointment di kedutaan
3. Lokasi kedutaan:
   • Jakarta: Jl. M.H. Thamrin No.1
   • Surabaya: Jl. Raya Darmo No.86

Step 4: Wawancara
─────────────────────────────────────────────
Status: Scheduled

Interview Details:
├── Tanggal: 25 Maret 2024
├── Waktu: 10:00 WIB
├── Lokasi: Kedutaan Besar Jerman Jakarta
│           Jl. M.H. Thamrin No.1
└── Dokumen: [View Checklist]

Reminder:
• Datang 30 menit sebelum jadwal
• Bawa semua dokumen asli + fotokopi
• Berpakaian formal

[Mark as Completed]
─────────────────────────────────────────────

4. Setelah wawancara selesai, klik Mark as Completed

Step 5: Persetujuan

Tahap akhir menunggu hasil keputusan visa.

Input Hasil Persetujuan

1. Setelah hasil keluar, buka Step 5
2. Pilih hasil:
   • Approved: Visa disetujui
   • Rejected: Visa ditolak

Jika Disetujui (Approved)

Step 5: Persetujuan
─────────────────────────────────────────────
Status: ✓ APPROVED

Visa Details:
├── Approval Date: 1 April 2024
├── Visa Number: DEU-2024-XXXXX
├── Valid From: 1 April 2024
├── Valid Until: 1 April 2025
└── Entry Type: Single/Multiple

Next Step:
→ Lanjut ke Departure Preparation

[Go to Departure Preparation]
─────────────────────────────────────────────

• Status siswa update ke “Visa Approved”
• Siswa dapat melanjutkan ke Departure Preparation

Jika Ditolak (Rejected)

Step 5: Persetujuan
─────────────────────────────────────────────
Status: ✗ REJECTED

Rejection Details:
├── Date: 1 April 2024
├── Reason: Dokumen tidak lengkap
└── Notes: Perlu tambahan bukti finansial

Rejection History:
├── Attempt 1: Rejected (1 April 2024)
└── Total Rejections: 1

Actions:
[Ajukan Ulang] [Cancel Visa Process]
─────────────────────────────────────────────

• Klik Ajukan Ulang untuk kembali ke Step 4 (Wawancara)
• Siswa perlu scheduling ulang wawancara
• History rejection tersimpan untuk referensi

Dashboard Visa Tracking

Dashboard menampilkan overview semua siswa dalam proses visa:

Summary

Visa Tracking Overview
─────────────────────────────────────────────
Total Siswa dalam Proses: 45

Per Step:
├── Step 1 (Dokumen):     12 siswa
├── Step 2 (Ausland):      8 siswa
├── Step 3 (Briefing):     5 siswa
├── Step 4 (Wawancara):   10 siswa
└── Step 5 (Persetujuan):  10 siswa

Bulan Ini:
├── Approved: 8
├── Rejected: 2
└── Success Rate: 80%
─────────────────────────────────────────────

Alerts

• Siswa dengan dokumen belum lengkap > 7 hari
• Appointment dalam 3 hari ke depan
• Siswa rejected yang belum ajukan ulang

Upcoming Appointments

Integrasi

Master Data

• Visa: Tipe-tipe visa yang tersedia
• Kebutuhan: Dokumen general yang diperlukan

Enrollment

• Students: Data siswa yang diproses
• Departure Preparation: Lanjutan setelah visa approved

Timeline Tracker

• Progress visa tercatat di timeline siswa
• Estimasi keberangkatan di-update berdasarkan status visa

Tips dan Best Practices

1. Dokumen Lengkap: Pastikan semua dokumen lengkap sebelum lanjut ke step berikutnya
2. Jadwal Rapi: Schedule appointment jauh hari untuk menghindari slot penuh
3. Briefing Penting: Jangan skip briefing kedutaan, sangat membantu persiapan wawancara
4. Follow Up: Monitor siswa yang stuck di satu step terlalu lama
5. Rejection Learning: Analisis alasan rejection untuk perbaikan ke depan

FAQ

Berapa lama proses visa secara keseluruhan?

Rata-rata 2-3 bulan dari Step 1 sampai Step 5. Durasi bervariasi tergantung availability appointment dan kelengkapan dokumen.

Apa yang terjadi jika visa ditolak 2x?

Siswa masih bisa ajukan ulang. Namun, perlu evaluasi mendalam tentang penyebab penolakan dan perbaikan yang diperlukan sebelum mengajukan lagi.

Bisakah skip step?

Tidak. Setiap step harus diselesaikan secara berurutan karena merupakan requirement dari proses visa resmi.

Bagaimana jika appointment di kedutaan penuh?

Siswa harus menunggu slot tersedia. Gunakan fitur notification untuk alert ketika ada slot baru.

Apakah dokumen bisa di-update setelah upload?

Ya, dokumen bisa di-replace selama step tersebut belum di-complete. Setelah complete, perlu request untuk unlock.

Lihat Juga

• Students - Data siswa
• Departure Preparation - Persiapan keberangkatan
• Master Data > Visas - Konfigurasi tipe visa
• Documents & Tasks > Kebutuhan - Konfigurasi dokumen