Students

Menu Students adalah pusat pengelolaan data siswa Diagma. Di sini Anda dapat mendaftarkan siswa baru, mengelola data, dan memantau status setiap siswa.

Fitur Utama

Database Siswa: Daftar lengkap semua siswa
Profil Lengkap: Data personal, akademik, dan dokumen
Status Tracking: Pantau status siswa secara real-time
Pencarian & Filter: Temukan siswa dengan cepat
Bulk Operations: Aksi massal untuk efisiensi
Export Data: Export data siswa ke Excel/CSV

Data yang Dikelola

Data Personal

Field	Tipe	Deskripsi	Wajib
Kode Siswa	Text	ID unik siswa (auto-generate)	Ya
Nama Lengkap	Text	Nama sesuai passport	Ya
Email	Email	Email aktif	Ya
Telepon	Phone	Nomor HP aktif	Ya
WhatsApp	Phone	Nomor WhatsApp	Ya
Tanggal Lahir	Date	Tanggal lahir	Ya
Tempat Lahir	Text	Kota kelahiran	Ya
Jenis Kelamin	Enum	male/female	Ya
Alamat	Text	Alamat lengkap	Ya
Kota	Text	Kota domisili	Ya
Provinsi	Text	Provinsi	Ya
Kode Pos	Text	Kode pos	Tidak
No. Passport	Text	Nomor passport	Tidak
Passport Expiry	Date	Masa berlaku passport	Tidak

Data Akademik

Field	Tipe	Deskripsi	Wajib
Pendidikan Terakhir	Enum	SMA/SMK/D3/S1/S2	Ya
Nama Sekolah/Univ	Text	Institusi terakhir	Ya
Jurusan	Text	Jurusan/program studi	Ya
Tahun Lulus	Year	Tahun kelulusan	Ya
IPK/Nilai	Number	Nilai rata-rata	Tidak

Data Program

Field	Tipe	Deskripsi	Wajib
Program	Relation	Program yang dipilih	Ya
Paket	Relation	Paket yang dibeli	Ya
Batch	Relation	Batch/angkatan	Ya
Level Saat Ini	Enum	Level bahasa saat ini	Ya
Kelas	Relation	Kelas saat ini	Tidak
Partner	Relation	Partner yang mereferensikan	Tidak
Tanggal Daftar	Date	Tanggal pendaftaran	Ya
Status	Enum	Status siswa	Ya

Status Siswa

Status	Deskripsi	Aksi yang Tersedia
Lead	Calon siswa, belum daftar	Convert, hapus
Registered	Sudah daftar, belum bayar	Follow up, invoice
Pending	Menunggu (dokumen/lainnya)	Update status
Active	Siswa aktif belajar	Full access
On Hold	Siswa pause sementara	Reaktivasi
Graduated	Lulus, siap berangkat	Alumni tracking
Departed	Sudah berangkat ke Jerman	View only
Dropped	Berhenti/dropout	View only
Refunded	Sudah di-refund	View only

Panduan Penggunaan

Melihat Daftar Siswa

Buka menu Diagma Base > Enrollment > Students
Sistem menampilkan tabel siswa dengan kolom:
- Foto & Nama
- Program & Level
- Batch
- Status
- Tanggal daftar
Gunakan filter:
- Status: Pilih status siswa
- Program: Filter per program
- Batch: Filter per batch
- Level: Filter per level
- Partner: Filter per partner

Pencarian Siswa

Gunakan search box di atas tabel
Cari berdasarkan:
- Nama
- Email
- Kode siswa
- Nomor telepon

Mendaftarkan Siswa Baru

Klik tombol + Tambah Siswa

Isi data personal:

Nama Lengkap: Andi Pratama
Email: andi.pratama@email.com
Telepon: 0812-3456-7890
WhatsApp: 0812-3456-7890
Tanggal Lahir: 15 Januari 2000
Tempat Lahir: Jakarta
Jenis Kelamin: Male

Isi alamat lengkap

Isi data akademik:

Pendidikan Terakhir: S1
Nama Universitas: Universitas Indonesia
Jurusan: Teknik Informatika
Tahun Lulus: 2022
IPK: 3.45

Pilih program dan paket:

Program: Ausbildung
Paket: Ausbildung Complete A1-B2
Batch: AUSB-2024-Q1-JKT

Jika dari partner, pilih partner
Klik Simpan & Lanjutkan
Sistem akan generate invoice

Mengubah Data Siswa

Klik nama siswa untuk buka detail
Klik tombol Edit
Update informasi yang diperlukan
Klik Simpan Perubahan

Menghapus Data Siswa

Buka detail siswa
Klik tombol Hapus
Konfirmasi penghapusan

Peringatan: Siswa dengan transaksi keuangan tidak bisa dihapus, hanya bisa diubah statusnya.

Tab dalam Detail Siswa

Overview

Ringkasan data siswa dan progress

Personal

Data personal lengkap

Academic

Riwayat pendidikan

Program

Detail program, paket, dan kelas

Documents

Upload dan kelola dokumen:

Passport
Ijazah
Sertifikat bahasa
Foto
Dokumen lainnya

Timeline

Histori aktivitas dan milestone siswa

Attendance

Rekap kehadiran di kelas

Payments

Histori pembayaran dan invoice

Notes

Catatan internal tentang siswa

Bulk Operations

Export Data

Pilih siswa (checkbox) atau pilih semua
Klik Export
Pilih format (Excel/CSV)
Download file

Bulk Update

Pilih siswa yang akan diupdate
Klik Bulk Update
Pilih field yang akan diupdate:
- Status
- Batch
- Kelas
Isi nilai baru
Konfirmasi

Import Siswa

Klik Import
Download template Excel
Isi data sesuai format
Upload file
Review hasil validasi
Konfirmasi import

Tips dan Best Practices

Data Akurat: Pastikan nama sesuai passport untuk proses visa
Kontak Valid: Verifikasi nomor HP dan email aktif
Update Berkala: Update status dan level siswa secara rutin
Dokumen Lengkap: Segera upload dokumen penting
Notes: Gunakan fitur notes untuk catatan penting

FAQ

Bagaimana cara memindahkan siswa ke batch lain?

Buka detail siswa > Edit > ubah Batch > Simpan. Pastikan batch tujuan masih open.

Apa yang terjadi jika siswa dengan nama yang sama didaftarkan?

Sistem akan memberikan warning tetapi tetap membolehkan pendaftaran karena nama bisa sama. Gunakan email atau kode siswa sebagai pembeda.

Bagaimana cara melihat histori perubahan data siswa?

Buka detail siswa > tab Timeline. Semua perubahan data tercatat dengan timestamp dan user yang mengubah.

Bisakah siswa mengakses data mereka sendiri?

Ya, siswa bisa melihat dan update sebagian data melalui Student App. Data sensitif hanya bisa diubah oleh admin.

Lihat Juga

Placement Tests - Tes penempatan level
Classes - Penempatan kelas
Batches - Angkatan siswa
Manual Invoices - Pembuatan invoice
Student Timeline - Tracking progress