Attendances

Menu Attendances digunakan untuk mengelola dan memantau kehadiran siswa di setiap sesi kelas. Data kehadiran penting untuk monitoring progress dan menjadi salah satu indikator keberhasilan siswa.

Fitur Utama

• Absensi Kelas: Catat kehadiran per sesi kelas
• Multiple Methods: Absensi manual, QR code, atau otomatis
• Real-time Tracking: Pantau kehadiran secara real-time
• Reports: Laporan kehadiran per siswa, kelas, atau periode
• Alerts: Notifikasi untuk siswa dengan kehadiran rendah
• Integration: Terintegrasi dengan monitoring levels

Data yang Dikelola

Data Sesi

Data Kehadiran

Status Kehadiran

Panduan Penggunaan

Melihat Jadwal Kelas Hari Ini

1. Buka menu Diagma Base > Enrollment > Attendances
2. Tab Today menampilkan semua kelas hari ini
3. Lihat status: Scheduled, In Progress, Completed
4. Klik kelas untuk detail dan absensi

Melakukan Absensi Manual

1. Buka detail sesi kelas
2. Lihat daftar siswa
3. Untuk setiap siswa, pilih status:
   • ✓ Hadir
   • L Terlambat
   • X Tidak hadir
   • E Izin
   • S Sakit
4. Tambahkan catatan jika perlu
5. Klik Simpan Absensi

Absensi dengan QR Code

Setup:

1. Generate QR code untuk sesi kelas
2. Tampilkan QR di layar kelas

Proses:

1. Siswa scan QR dengan Student App
2. Sistem otomatis record check-in time
3. Jika terlambat >15 menit, status = Late
4. Di akhir kelas, siswa scan lagi untuk check-out

Absensi Online Class

Untuk kelas online:

1. Integrasi dengan platform meeting (Zoom/Google Meet)
2. Sistem otomatis detect peserta yang join
3. Record durasi kehadiran
4. Siswa yang join < 50% sesi = Absent

Melihat Rekap Kehadiran

Per Kelas

1. Buka tab Classes

2. Pilih kelas

3. Lihat rekap:

   Kelas: B1 Pagi - Batch Jan 2024
   Total Sesi: 24
   
   Statistik Kehadiran:
   - Rata-rata kehadiran: 85%
   - Siswa dengan kehadiran 100%: 5
   - Siswa dengan kehadiran <80%: 3

Per Siswa

1. Buka tab Students

2. Pilih siswa

3. Lihat rekap:

   Siswa: Andi Pratama
   Kelas: B1 Pagi
   
   Kehadiran:
   - Total Sesi: 20
   - Hadir: 17 (85%)
   - Terlambat: 2
   - Izin: 1
   - Sakit: 0
   - Absent: 0

Filter dan Pencarian

Filter yang tersedia:

• Tanggal: Pilih range tanggal
• Kelas: Filter per kelas
• Status Kehadiran: Hadir/Tidak hadir/etc
• Batch: Filter per batch
• Tutor: Filter per tutor

Dashboard Kehadiran

Dashboard menampilkan:

Overview Hari Ini

• Jumlah kelas berjalan
• Total siswa hadir vs terdaftar
• Kelas dengan kehadiran rendah

Trend Mingguan

Chart menunjukkan:

• Trend kehadiran minggu ini vs minggu lalu
• Hari dengan kehadiran terendah
• Kelas dengan trend menurun

Alerts

• Siswa dengan kehadiran <80%
• Siswa absent 3x berturut-turut
• Siswa yang belum pernah hadir

Kebijakan Kehadiran

Standar Minimum

• Minimum kehadiran: 80%
• Terlambat 3x = 1x absent
• Absent tanpa keterangan 3x berturut = warning

Konsekuensi

• Kehadiran < 80%: Tidak bisa ikut ujian
• Kehadiran < 60%: Perlu mengulang level
• Pattern tidak hadir: Review oleh counselor

Reports

Generate Laporan Kehadiran

1. Klik Generate Report
2. Pilih tipe:
   • Daily Report
   • Weekly Summary
   • Monthly Report
   • Student Report
3. Pilih parameter (kelas, periode, etc)
4. Klik Generate
5. Download PDF/Excel

Contoh Daily Report

LAPORAN KEHADIRAN HARIAN
Tanggal: 15 Februari 2024

Kelas: B1 Pagi
Tutor: Herr Schmidt
Waktu: 09:00 - 12:00
Topik: Kapitel 5 - Arbeitswelt

Kehadiran: 12/15 siswa (80%)

Hadir (12):
1. Andi Pratama ✓ 08:55
2. Budi Santoso ✓ 08:50
...

Tidak Hadir (3):
1. Citra Dewi X (tanpa keterangan)
2. Doni Pratama E (izin - appointment)
3. Eka Putri S (sakit - demam)

Tips dan Best Practices

1. Konsistensi: Lakukan absensi di awal setiap sesi
2. Real-time: Catat sesegera mungkin untuk akurasi
3. Follow Up: Hubungi siswa yang tidak hadir tanpa keterangan
4. Pattern Recognition: Perhatikan pola ketidakhadiran
5. Communication: Ingatkan siswa tentang pentingnya kehadiran

FAQ

Bagaimana jika siswa datang sangat terlambat (>50% sesi)?

Siswa bisa dicatat “Late” tapi sebaiknya diskusikan dengan siswa. Jika terjadi berulang, perlu intervensi.

Bisakah siswa mengajukan izin setelah sesi berlalu?

Idealnya izin diajukan sebelum sesi. Namun untuk kasus darurat, admin bisa update status dari Absent ke Excused dengan approval.

Bagaimana menangani siswa yang sering tidak hadir?

1. Identifikasi pola dan penyebab
2. Hubungi siswa untuk diskusi
3. Tawarkan solusi (pindah jadwal, konseling, etc)
4. Dokumentasikan semua interaksi
5. Eskalasi jika tidak ada perbaikan

Apakah kehadiran mempengaruhi sertifikat?

Ya, kehadiran minimum (biasanya 80%) adalah syarat untuk mendapat sertifikat kelulusan level.

Lihat Juga

• Classes - Jadwal kelas
• Students - Data siswa
• Monitoring Levels - Progress siswa
• Calendar - Jadwal di calendar
• Tutors - Absensi tutor