Departure Preparation

Departure Preparation adalah fitur untuk mengelola persiapan keberangkatan siswa ke Jerman. Modul ini menggunakan sistem checklist berbasis template dan pencatatan data flight.

Fitur Utama

• Template Checklist: Pilih dari template yang sudah dibuat admin
• 1 Siswa = 1 Template: Setiap siswa hanya memiliki satu template aktif
• Task Manual: Tambah task tambahan setelah template di-set
• Progress Tracking: Monitor completion rate
• Flight Data: Input informasi penerbangan setelah checklist selesai

Alur Departure Preparation

┌─────────────────┐
│ VISA APPROVED   │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ SET TEMPLATE    │
│ CHECKLIST       │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ LENGKAPI        │
│ CHECKLIST       │
│ (+ Task Manual) │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ 100% COMPLETE   │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ INPUT DATA      │
│ FLIGHT          │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ READY TO        │
│ DEPART          │
└────────┬────────┘
         ▼
┌─────────────────┐
│ → ARRIVAL       │
└─────────────────┘

Data yang Dikelola

Departure Data

*Wajib setelah checklist 100% complete

Flight Data

Task Item

Panduan Penggunaan

Set Template Checklist

1. Buka menu Enrollment > Students
2. Klik siswa dengan status “Visa Approved”
3. Buka tab Departure Preparation
4. Klik Set Template
5. Pilih template dari dropdown:

Available Templates:
─────────────────────────────────────────────
○ Standard Departure Checklist
  12 tasks • Untuk semua program

○ Ausbildung Departure Checklist
  15 tasks • Khusus program Ausbildung

○ FSJ Departure Checklist
  14 tasks • Khusus program FSJ

○ Au Pair Departure Checklist
  13 tasks • Khusus program Au Pair
─────────────────────────────────────────────

Note: Template dibuat di menu Documents & Tasks > Task Template

6. Klik Apply Template
7. Sistem generate checklist dari template yang dipilih

Melengkapi Checklist

Setelah template di-set, siswa atau admin dapat melengkapi checklist:

Departure Preparation: Andi Pratama
─────────────────────────────────────────────
Template: Standard Departure Checklist
Progress: ████████░░░░░░░░ 50% (6/12 tasks)

Checklist:
─────────────────────────────────────────────
☑ Beli tiket pesawat
  Completed: 10 Mar 2024

☑ Konfirmasi akomodasi awal di Jerman
  Completed: 12 Mar 2024
  Attachment: booking_confirmation.pdf

☑ Tukar mata uang (EUR)
  Completed: 15 Mar 2024
  Notes: Tukar Rp 10.000.000 ke EUR

☑ Siapkan dokumen perjalanan
  Completed: 16 Mar 2024
  Attachment: dokumen_lengkap.pdf

☑ Packing sesuai guideline
  Completed: 18 Mar 2024

☑ Briefing keberangkatan
  Completed: 19 Mar 2024

☐ Koordinasi penjemputan di Jerman
  Due: 20 Mar 2024

☐ Konfirmasi transportasi ke bandara
  Due: 22 Mar 2024

☐ Print semua dokumen penting
  Due: 23 Mar 2024

☐ Pamitan dengan keluarga
  Due: 24 Mar 2024

☐ Final check sebelum berangkat
  Due: 25 Mar 2024

☐ Berangkat ke bandara
  Due: 25 Mar 2024

[+ Add Task]
─────────────────────────────────────────────

Cara Menyelesaikan Task

1. Klik checkbox di samping task
2. Task akan ditandai sebagai completed
3. Upload attachment jika diperlukan
4. Progress bar akan update otomatis

Tambah Task Manual

Jika ada task tambahan yang tidak ada di template:

1. Klik + Add Task di bagian bawah checklist
2. Isi detail task:

Add Manual Task
─────────────────────────────────────────────
Title: Beli SIM Card Indonesia untuk roaming
Description: Beli paket roaming atau SIM card
             yang aktif di Jerman untuk
             komunikasi awal
Due Date: 22 Mar 2024
─────────────────────────────────────────────
[Cancel] [Add Task]

3. Task manual akan ditambahkan ke checklist
4. Ditandai dengan label “Manual” untuk membedakan dari template

Input Data Flight

Setelah checklist 100% complete, form data flight akan terbuka:

Departure Preparation: Andi Pratama
─────────────────────────────────────────────
Template: Standard Departure Checklist
Progress: ████████████████ 100% Complete ✓

─────────────────────────────────────────────
FLIGHT DATA
─────────────────────────────────────────────

Airline:            [Emirates                    ]
Flight Number:      [EK358                       ]

DEPARTURE
Airport:            [Soekarno-Hatta (CGK)        ]
Date:               [25 Mar 2024                 ]
Time:               [23:45                       ]

ARRIVAL
Airport:            [Frankfurt (FRA)             ]
Date:               [26 Mar 2024                 ]
Time:               [06:30 (Local Time)          ]

Ticket:             [Upload PDF] booking_ek358.pdf ✓
Notes:              [Transit di Dubai 2 jam      ]

─────────────────────────────────────────────
[Save Flight Data]

Field yang Perlu Diisi

Note: Waktu arrival dalam waktu lokal Jerman (CET/CEST)

Status Setelah Flight Data Tersimpan

Departure Preparation: Andi Pratama
─────────────────────────────────────────────
Status: ✓ READY TO DEPART

Checklist: 100% Complete (12/12 tasks)

Flight Details:
├── Airline: Emirates EK358
├── Route: CGK → FRA
├── Departure: 25 Mar 2024, 23:45 WIB
├── Arrival: 26 Mar 2024, 06:30 CET
└── Ticket: booking_ek358.pdf

Countdown: 5 days until departure

Actions:
[Edit Flight Data] [View Arrival Checklist]
─────────────────────────────────────────────

• Status siswa update ke “Ready to Depart”
• Siswa muncul di dashboard “Upcoming Departures”
• Setelah tanggal departure lewat, sistem auto-create Arrival checklist

Contoh Checklist Items

Berikut contoh task yang umum ada di template departure:

Pre-Departure (2-4 minggu sebelum)

Pre-Departure (1 minggu sebelum)

Hari H

Dashboard Departure Preparation

Summary

Departure Preparation Overview
─────────────────────────────────────────────
Siswa dalam Persiapan: 25

Status:
├── Not Started:    5 siswa
├── In Progress:   15 siswa
└── Ready:          5 siswa

Bulan Ini:
├── Scheduled Departures: 8
└── Completed Departures: 3
─────────────────────────────────────────────

Upcoming Departures

Alerts

• Siswa dengan checklist <50% dan departure dalam 2 minggu
• Siswa “Ready” tanpa flight data
• Flight data tanpa tiket attachment

Integrasi

Task Template

• Template checklist dibuat dan dikelola di Master Data
• Admin dapat membuat multiple template untuk berbagai kebutuhan

Visa Tracking

• Departure Preparation baru bisa dimulai setelah visa approved
• Data visa (validity, type) terintegrasi

Arrival

• Setelah departure, sistem auto-create Arrival checklist
• Flight data digunakan untuk estimated arrival time

Timeline Tracker

• Progress departure tercatat di timeline siswa
• Flight schedule muncul di calendar

Tips dan Best Practices

1. Template Lengkap: Buat template yang comprehensive agar tidak banyak task manual
2. Deadline Realistic: Set due date yang realistis untuk setiap task
3. Follow Up Rutin: Monitor siswa dengan progress rendah
4. Flight Data Akurat: Pastikan data flight sesuai dengan tiket
5. Backup Dokumen: Upload tiket dan dokumen penting sebagai backup

FAQ

Bisakah mengganti template setelah di-set?

Tidak disarankan karena progress yang sudah ada akan hilang. Jika harus ganti, task yang sudah complete akan di-reset.

Bagaimana jika penerbangan reschedule?

Edit flight data dengan tanggal dan waktu baru. Sistem akan update countdown dan notifikasi.

Apakah siswa bisa melengkapi checklist sendiri?

Ya, siswa dengan akses Student App dapat mencentang task dan upload bukti. Admin juga bisa melakukannya.

Bagaimana dengan siswa yang transit?

Input flight terakhir (final destination). Jika perlu tracking transit, tambahkan sebagai task manual atau notes.

Apa yang terjadi setelah tanggal departure?

Sistem akan auto-create Arrival checklist dan mengubah status siswa ke “Departed”.

Lihat Juga

• Visa Tracking - Proses sebelum departure
• Arrival - Proses setelah tiba
• Documents & Tasks > Task Template - Kelola template
• Students - Data siswa