Task Template

Task Template adalah fitur untuk membuat template checklist yang dapat digunakan di proses Departure Preparation dan Arrival. Template memungkinkan standarisasi task yang harus diselesaikan siswa.

Fitur Utama

Reusable Templates: Buat template sekali, gunakan untuk banyak siswa
Type-based: Template dibedakan untuk Departure Preparation atau Arrival
Ordered Items: Task items dengan urutan yang bisa di-drag & drop
Flexible: Siswa/admin bisa tambah task manual setelah template diterapkan
Consistent Process: Semua siswa mengikuti checklist yang sama

Data yang Dikelola

Template Information

Field	Tipe	Deskripsi	Wajib
Title	Text	Nama template	Ya
Type	Enum	Departure Preparation / Arrival	Ya
Description	Text	Deskripsi template	Tidak

Template Types

Type	Digunakan Di	Contoh
Departure Preparation	Persiapan keberangkatan siswa	Standard Departure Checklist
Arrival	Setelah siswa tiba di Jerman	Standard Arrival Checklist

Items (Task List)

Field	Tipe	Deskripsi	Wajib
Title	Text	Judul task	Ya
Description	Text	Deskripsi detail task	Tidak
Order	Number	Urutan task (drag & drop)	-

Panduan Penggunaan

Melihat Daftar Template

Buka menu Documents & Tasks > Task Template
Sistem menampilkan daftar template:

Title	Type	Items	Used By
Standard Departure Checklist	Departure Preparation	12	45
Ausbildung Departure Checklist	Departure Preparation	15	30
Standard Arrival Checklist	Arrival	10	40
FSJ Arrival Checklist	Arrival	11	15

Filter berdasarkan:
- Type (Departure Preparation / Arrival)

Membuat Template Baru

Klik tombol + Buat
Isi Template Information:

Buat Task Template
─────────────────────────────────────────────

Template Information
─────────────────────────────────────────────
Title*:        [Standard Departure Checklist ]

Type*:         [Pilih salah satu opsi      ▼]
               ○ Departure Preparation
               ○ Arrival

Description:   [Template standar untuk
                persiapan keberangkatan
                siswa ke Jerman            ]
─────────────────────────────────────────────

Tambah Items (Task List):

Items
─────────────────────────────────────────────
↕ Item                                    🗑️
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Title*:      [Beli tiket pesawat      ] │
│                                         │
│ Description: [Booking dan pembayaran   ]│
│              [tiket penerbangan ke     ]│
│              [Jerman                   ]│
└─────────────────────────────────────────┘

↕ Item                                    🗑️
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Title*:      [Konfirmasi akomodasi    ] │
│                                         │
│ Description: [Pastikan tempat tinggal  ]│
│              [awal di Jerman sudah     ]│
│              [ready                    ]│
└─────────────────────────────────────────┘

            [Add Item]
─────────────────────────────────────────────

Klik Add Item untuk menambah task baru
Drag & drop (↕) untuk mengubah urutan
Klik 🗑️ untuk menghapus item
Klik Buat atau Buat & buat lainnya

Contoh: Departure Preparation Template

Task Template: Standard Departure Checklist
─────────────────────────────────────────────
Type: Departure Preparation
Description: Template standar untuk persiapan
             keberangkatan semua program

Items (12 tasks):
─────────────────────────────────────────────
1. Beli tiket pesawat
   Booking dan pembayaran tiket penerbangan

2. Konfirmasi akomodasi awal di Jerman
   Pastikan tempat tinggal ready

3. Tukar mata uang (EUR)
   Siapkan uang Euro untuk keperluan awal

4. Medical check-up
   Pemeriksaan kesehatan jika diperlukan

5. Urus asuransi perjalanan
   Beli travel insurance

6. Siapkan dokumen perjalanan
   Kumpulkan semua dokumen yang diperlukan

7. Packing sesuai guideline
   Kemas barang sesuai panduan yang diberikan

8. Print dokumen penting
   Cetak visa, tiket, kontrak, dll

9. Briefing keberangkatan
   Ikuti sesi briefing final dari Diagma

10. Koordinasi penjemputan di Jerman
    Atur siapa yang akan menjemput

11. Konfirmasi transportasi ke bandara
    Pastikan ada yang mengantar ke bandara

12. Final check sebelum berangkat
    Cek semua dokumen dan barang bawaan
─────────────────────────────────────────────

Contoh: Arrival Template

Task Template: Standard Arrival Checklist
─────────────────────────────────────────────
Type: Arrival
Description: Template standar untuk siswa
             yang baru tiba di Jerman

Items (10 tasks):
─────────────────────────────────────────────
1. Konfirmasi tiba di Jerman
   Lapor ke Diagma bahwa sudah sampai

2. Check-in akomodasi
   Masuk ke Wohnheim/apartemen

3. Beli SIM Card Jerman
   Kartu operator Jerman (O2, Telekom, dll)

4. Orientasi lingkungan
   Kenali area sekitar tempat tinggal

5. Daftar Anmeldung
   Registrasi alamat di Bürgeramt (wajib 14 hari)

6. Buka rekening bank Jerman
   Deutsche Bank, Sparkasse, N26, dll

7. Registrasi asuransi kesehatan
   AOK, TK, atau asuransi lainnya

8. Ambil Aufenthaltstitel
   Appointment di Ausländerbehörde jika diperlukan

9. Orientasi tempat Ausbildung/kerja
   Kenali lokasi dan rute transportasi

10. Meeting dengan Betrieb/Träger
    Pertemuan awal dengan pemberi kerja
─────────────────────────────────────────────

Mengedit Template

Klik template yang akan diedit
Ubah informasi atau items
Drag & drop untuk mengubah urutan
Klik Simpan

Catatan: Perubahan template tidak akan mempengaruhi siswa yang sudah menggunakan template tersebut. Hanya berlaku untuk siswa baru.

Menghapus Template

Klik template yang akan dihapus
Klik tombol Hapus
Konfirmasi penghapusan

Warning: Template yang sedang digunakan siswa tidak bisa dihapus. Pastikan tidak ada siswa aktif yang menggunakan template.

Penggunaan di Enrollment

Di Departure Preparation

Admin/siswa buka halaman Departure Preparation
Pilih template dari dropdown:

Set Template
─────────────────────────────────────────────
Available Templates (Departure Preparation):

○ Standard Departure Checklist
  12 tasks • Untuk semua program

○ Ausbildung Departure Checklist
  15 tasks • Khusus program Ausbildung

○ FSJ Departure Checklist
  14 tasks • Khusus program FSJ
─────────────────────────────────────────────
[Apply Template]

Sistem generate checklist dari template
Siswa dapat menambah task manual jika perlu:

Departure Checklist
─────────────────────────────────────────────
☐ Beli tiket pesawat
☐ Konfirmasi akomodasi
☐ Tukar mata uang (EUR)
... (dari template)

☐ Beli SIM Card roaming [Manual]
☐ Pamitan dengan teman [Manual]

[+ Add Task]
─────────────────────────────────────────────

Di Arrival

Proses sama seperti Departure Preparation, tapi dengan template type Arrival.

Dashboard Task Template

Summary

Task Template Overview
─────────────────────────────────────────────
Total Templates: 6

By Type:
├── Departure Preparation: 4
└── Arrival: 2

Usage:
├── Most Used: Standard Departure (45 siswa)
└── Least Used: Au Pair Arrival (5 siswa)
─────────────────────────────────────────────

Template Usage

Template	Type	Active Users	Completed
Standard Departure Checklist	Departure	12	33
Ausbildung Departure Checklist	Departure	8	22
Standard Arrival Checklist	Arrival	10	30

Integrasi

Dengan Departure Preparation

Template dengan type “Departure Preparation” muncul di dropdown saat set template
Setiap siswa hanya bisa memiliki 1 template aktif
Task dari template + task manual = total checklist siswa

Dengan Arrival

Template dengan type “Arrival” muncul di dropdown saat set template
Setiap siswa hanya bisa memiliki 1 template aktif
Task dari template + task manual = total checklist siswa

Tips dan Best Practices

Template Komprehensif: Buat template yang mencakup semua task umum
Deskripsi Jelas: Berikan deskripsi yang jelas untuk setiap task
Urutan Logis: Susun task dalam urutan kronologis/logis
Program-specific: Buat template khusus untuk program yang memiliki kebutuhan berbeda
Review Feedback: Update template berdasarkan feedback dari siswa yang sudah menggunakan