Manual Invoices

Menu Manual Invoices digunakan untuk membuat dan mengelola invoice penagihan kepada siswa. Invoice adalah dokumen resmi yang menjadi dasar pembayaran dan pencatatan pendapatan.

Fitur Utama

• Invoice Generation: Buat invoice dengan mudah
• Template Invoice: Gunakan template untuk konsistensi
• Auto-numbering: Penomoran otomatis
• Send Invoice: Kirim via email/WhatsApp
• Payment Tracking: Track status pembayaran
• Reminder: Pengingat untuk invoice overdue
• Multi-currency: Support IDR dan EUR

Data yang Dikelola

Invoice Items

Panduan Penggunaan

Melihat Daftar Invoice

1. Buka menu Finance Base > Cash Management > Manual Invoices
2. Sistem menampilkan daftar invoice:

3. Filter berdasarkan:
   • Status
   • Periode
   • Student
   • Program

Membuat Invoice Baru

1. Klik tombol + New Invoice
2. Pilih siswa:

   Student: Andi Pratama
   Program: Ausbildung
   Batch: AUSB-2024-Q1-JKT
   Package: Ausbildung Complete A1-B2

3. Sistem auto-fill harga dari paket
4. Review items:

5. Tambah item lain jika perlu:

   • Biaya pendaftaran
   • Biaya ujian
   • Material tambahan

6. Apply diskon jika ada:

   Discount Type: Percentage
   Discount: 10%
   Discount Amount: 4,500,000

7. Set due date:

   Invoice Date: 10 Januari 2024
   Payment Terms: 7 days
   Due Date: 17 Januari 2024

8. Add notes (optional):

   Pembayaran dapat dilakukan via:
   - Transfer Bank BCA: 1234567890
   - QRIS: [scan di kantor]

9. Klik Save as Draft atau Save & Send

Preview Invoice

INVOICE
────────────────────────────────────────────────
Invoice #: INV-2024-0001
Date: 10 Januari 2024
Due Date: 17 Januari 2024

Bill To:
Andi Pratama
andi.pratama@email.com
+62 812-3456-7890

────────────────────────────────────────────────
Description                      Qty    Amount
────────────────────────────────────────────────
Paket Ausbildung Complete A1-B2   1    45,000,000
Biaya Pendaftaran                 1       500,000
────────────────────────────────────────────────
                        Subtotal    45,500,000
                        Discount    (4,550,000)
                        ─────────────────────────
                        TOTAL       40,950,000
────────────────────────────────────────────────

Payment Methods:
Bank Transfer: BCA 1234567890 a.n. PT Diagma
QRIS: Available at office

Notes:
Terima kasih telah mendaftar di Diagma!
────────────────────────────────────────────────

Mengirim Invoice

1. Buka invoice dengan status Draft
2. Klik Send Invoice
3. Pilih metode:
   • Email: Kirim ke email siswa
   • WhatsApp: Kirim via WhatsApp
   • Both: Kirim keduanya
4. Preview pesan
5. Klik Send
6. Status berubah menjadi “Sent”

Mencatat Pembayaran

1. Saat siswa bayar, buka invoice
2. Klik Record Payment
3. Input detail:

   Amount Paid: 40,950,000
   Date: 15 Januari 2024
   Payment Method: Bank Transfer
   Reference: TRF123456789

4. Klik Confirm
5. Sistem create Receipt dan update status

Atau, catat di menu Receipts dan link ke invoice.

Partial Payment

Jika siswa bayar sebagian:

Invoice: INV-2024-0002
Total: Rp 45,000,000
Payment 1: Rp 22,500,000 (15 Jan)
Remaining: Rp 22,500,000
Status: Partially Paid

Send Reminder

Untuk invoice overdue:

1. Filter invoice dengan status Overdue
2. Select invoice
3. Klik Send Reminder
4. Pilih template reminder
5. Send

Atau setup auto-reminder:

• 3 hari sebelum due date
• 1 hari setelah due date
• 7 hari setelah due date

Cancel Invoice

1. Buka invoice
2. Klik Cancel
3. Isi alasan
4. Invoice status menjadi “Cancelled”

Catatan: Invoice yang sudah ada payment tidak bisa dicancel langsung.

Payment Terms

Invoice Status

Reports

Aging Report

Analisis invoice berdasarkan umur:

Collection Report

Track koleksi pembayaran per periode.

Tips dan Best Practices

1. Clear Description: Deskripsi item yang jelas
2. Reasonable Terms: Payment terms yang realistis
3. Early Send: Kirim invoice segera setelah pendaftaran
4. Follow-up: Follow up invoice yang mendekat due date
5. Documentation: Simpan bukti pembayaran

FAQ

Bagaimana menangani siswa dengan cicilan?

Buat beberapa invoice sesuai jadwal cicilan, atau satu invoice dengan payment plan (partial payments).

Bisakah mengubah invoice yang sudah dikirim?

Bisa dengan membuat credit note atau cancel dan buat invoice baru.

Bagaimana dengan invoice dalam EUR?

Pilih currency EUR saat membuat invoice. Payment juga akan dicatat dalam EUR.

Apakah invoice bisa di-print?

Ya, klik Print Invoice untuk generate PDF yang bisa dicetak.