Accounting

Modul Accounting menyediakan tools untuk pencatatan transaksi keuangan sesuai standar akuntansi. Semua transaksi di Diagma pada akhirnya akan tercatat dalam sistem akuntansi ini.

Menu dalam Accounting

Prinsip Dasar

Double-Entry Bookkeeping

Setiap transaksi memiliki dua sisi:

• Debit: Penambahan aset/beban, pengurangan liabilitas/pendapatan/ekuitas
• Credit: Kebalikan dari debit

Contoh: Terima pembayaran siswa Rp 10.000.000

Debit:  Bank                    Rp 10.000.000
Credit: Pendapatan Diterima Dimuka  Rp 10.000.000

Accrual Basis

Pendapatan dan beban diakui saat terjadi, bukan saat kas diterima/dibayar:

• Invoice terbit → Revenue diakui (walau belum dibayar)
• Gaji bulan ini → Expense diakui (walau dibayar bulan depan)

Alur Transaksi

1. Transaksi Terjadi
   └── Dicatat di modul terkait
       └── Receipts, Payments, Invoices

2. Auto Journal
   └── Sistem generate journal entry otomatis
       └── Sesuai template yang sudah dikonfigurasi

3. Manual Adjustment
   └── Jika perlu, buat manual journal entry
       └── Depreciation, accruals, corrections

4. Review
   └── Finance review dan approve entries
       └── Pastikan akurasi dan kelengkapan

5. Closing
   └── Tutup periode
       └── Generate laporan final

Integrasi dengan Modul Lain

Dari Cash Management

• Receipts → Journal entry penerimaan
• Payments → Journal entry pengeluaran
• Invoices → Journal entry piutang/hutang

Ke Financial Reports

• Journal entries → Balance Sheet
• Journal entries → Income Statement
• Journal entries → Cash Flow

Tips Pengelolaan Akuntansi

1. Timely Recording: Catat transaksi sesegera mungkin
2. Accurate Coding: Gunakan akun yang tepat
3. Documentation: Simpan bukti transaksi
4. Reconciliation: Lakukan rekonsiliasi berkala
5. Review: Review entries sebelum closing

FAQ

Apakah perlu memahami akuntansi untuk menggunakan sistem ini?

Untuk operasional dasar (input receipts, payments), tidak perlu. Sistem akan auto-generate journal. Namun untuk konfigurasi dan analisis, pemahaman akuntansi dasar diperlukan.

Bagaimana jika terjadi kesalahan pencatatan?

Buat journal entry koreksi (reversing entry atau adjusting entry). Hindari menghapus entry yang sudah ada untuk menjaga audit trail.

Siapa yang bisa akses modul Accounting?

Finance Admin dan Accountant. Staff lain hanya bisa input di modul operasional (Receipts, Payments).

Lihat Juga

• Journal Entry - Pencatatan transaksi
• Account Types - Pengaturan tipe akun
• Financial Reports - Laporan keuangan

Journal Entry

Journal Entry adalah catatan setiap transaksi keuangan dalam format debit dan credit. Setiap transaksi di Diagma akan menghasilkan journal entry, baik secara otomatis maupun manual.

Fitur Utama

• Auto Journal: Jurnal otomatis dari transaksi operasional
• Manual Entry: Input jurnal manual untuk adjustment
• Multi-line Entry: Satu jurnal dengan banyak baris
• Attachments: Lampirkan bukti transaksi
• Approval Workflow: Review dan approval sebelum posting
• Reversing Entry: Balik jurnal untuk koreksi

Data Journal Entry

Journal Lines

Panduan Penggunaan

Melihat Daftar Journal Entry

1. Buka menu Finance Base > Accounting > Journal Entry
2. Sistem menampilkan daftar jurnal dengan filter:
   • Periode: Pilih bulan/tahun
   • Tipe: Auto/Manual
   • Status: Draft/Posted/Reversed
   • Search: Cari berdasarkan nomor atau deskripsi

Contoh Journal Entry Otomatis

Penerimaan Pembayaran Siswa:

Journal Number: JE-2024-01-0001
Date: 15 Januari 2024
Description: Pembayaran siswa Andi Pratama - Invoice INV-2024-0001
Reference: RCP-2024-0001
Type: Auto
Status: Posted

Lines:
| Account | Description | Debit | Credit |
|---------|-------------|-------|--------|
| 1121 Bank BCA | Terima pembayaran | 45.000.000 | - |
| 2140 Pendapatan Diterima Dimuka | Uang muka siswa | - | 45.000.000 |
Total: 45.000.000 = 45.000.000 ✓

Pengakuan Pendapatan Bulanan:

Journal Number: JE-2024-01-0002
Date: 31 Januari 2024
Description: Pengakuan pendapatan kursus Januari 2024
Reference: REV-2024-01
Type: Auto
Status: Posted

Lines:
| Account | Description | Debit | Credit |
|---------|-------------|-------|--------|
| 2140 Pendapatan Diterima Dimuka | Realisasi pendapatan | 30.000.000 | - |
| 4110 Pendapatan Ausbildung | Revenue Jan | - | 30.000.000 |
Total: 30.000.000 = 30.000.000 ✓

Membuat Manual Journal Entry

1. Klik tombol + Manual Entry

2. Isi header:

   Date: 31 Januari 2024
   Description: Penyusutan peralatan kantor Januari 2024

3. Tambahkan lines:

   Account	Description	Debit	Credit
   5420 Biaya Penyusutan	Depresiasi Jan	5.000.000	-
   1220 Akumulasi Penyusutan	Akumulasi	-	5.000.000

4. Pastikan total debit = total credit

5. Upload attachment (bukti/dokumen pendukung)

6. Klik Save as Draft atau Post

Review dan Approve Journal

1. Buka daftar journal dengan status Draft
2. Klik jurnal untuk review
3. Verifikasi:
   • Tanggal benar
   • Akun sesuai
   • Jumlah akurat
   • Deskripsi jelas
4. Klik Approve & Post atau Reject

Membuat Reversing Entry

Untuk membatalkan jurnal yang salah:

1. Buka journal yang akan di-reverse
2. Klik Reverse Entry
3. Pilih tanggal reversing (biasanya hari ini)
4. Sistem membuat jurnal baru dengan debit/credit terbalik
5. Jurnal original ditandai “Reversed”

Tipe Journal Entry

Auto Journal

Dibuat otomatis oleh sistem dari:

• Receipts (penerimaan)
• Payments (pengeluaran)
• Invoices (penagihan)
• Revenue recognition

Manual Journal

Dibuat manual untuk:

• Depreciation (penyusutan)
• Accruals (akrual)
• Adjustments (penyesuaian)
• Corrections (koreksi)
• Year-end entries

Best Practices

Penomoran Jurnal

Format: JE-[TAHUN]-[BULAN]-[SEQUENCE] Contoh: JE-2024-01-0001

Deskripsi yang Baik

❌ Buruk: “Pembayaran” ✅ Baik: “Pembayaran siswa Andi Pratama untuk paket Ausbildung Jan-Jun 2024”

Dokumentasi

• Selalu lampirkan bukti transaksi
• Untuk adjustment, jelaskan alasan di notes
• Referensikan ke dokumen sumber

Tips dan Best Practices

1. Balance Check: Pastikan debit = credit sebelum posting
2. Correct Account: Gunakan akun yang tepat sesuai CoA
3. Timely Entry: Input sesegera mungkin
4. Documentation: Selalu ada bukti pendukung
5. Review Process: Terapkan review sebelum posting

Report: Journal Listing

Generate laporan semua jurnal:

1. Klik Reports > Journal Listing
2. Pilih periode
3. Filter jika perlu (tipe, akun tertentu)
4. Generate dan download

FAQ

Bagaimana jika journal tidak balance?

Sistem tidak akan mengizinkan menyimpan journal yang tidak balance. Periksa kembali jumlah debit dan credit.

Bisakah mengedit journal yang sudah posted?

Tidak bisa. Untuk koreksi, buat reversing entry lalu buat journal yang benar.

Apa beda Draft dan Posted?

• Draft: Belum final, bisa diedit, belum masuk laporan
• Posted: Final, tidak bisa diedit, sudah masuk laporan

Bagaimana handle multi-currency?

Sistem mendukung multi-currency. Masukkan amount dalam currency asli, sistem akan konversi menggunakan rate yang dikonfigurasi.

Lihat Juga

• Chart of Accounts - Daftar akun
• Closing Period - Tutup periode
• Receipts - Penerimaan
• Payments - Pengeluaran

Closing Period

Closing Period adalah proses menutup periode akuntansi (bulanan/tahunan) untuk finalisasi data keuangan. Setelah periode ditutup, tidak ada lagi perubahan yang diizinkan pada periode tersebut.

Fitur Utama

• Period Lock: Kunci periode agar tidak bisa diubah
• Validation Check: Cek kelengkapan sebelum closing
• Auto Adjustments: Generate journal penyesuaian otomatis
• Year-End Close: Proses tutup tahun khusus
• Audit Trail: Dokumentasi proses closing

Tipe Closing

Monthly Closing (Soft Close)

• Dilakukan setiap akhir bulan
• Memastikan semua transaksi bulan tersebut sudah tercatat
• Mengunci periode dari perubahan
• Generate laporan bulanan

Year-End Closing (Hard Close)

• Dilakukan setiap akhir tahun fiskal
• Menutup semua akun pendapatan dan biaya
• Transfer saldo ke laba ditahan
• Persiapan untuk tahun baru

Checklist Sebelum Closing

Monthly Checklist

Year-End Checklist

Panduan Penggunaan

Melakukan Monthly Closing

1. Buka menu Finance Base > Accounting > Closing Period
2. Pilih periode yang akan ditutup (contoh: Januari 2024)
3. Sistem menampilkan checklist validasi:

   Validation Check:
   ✓ No unposted journal entries
   ✓ Bank reconciliation completed
   ✓ All invoices posted
   ⚠ 2 draft payments found
   ✗ Depreciation journal not found

4. Selesaikan item yang belum lengkap
5. Setelah semua ✓, klik Proceed to Close
6. Review summary:

   Period: January 2024
   Total Transactions: 156
   Total Debits: Rp 1,250,000,000
   Total Credits: Rp 1,250,000,000
   Balance: OK

7. Klik Confirm Close
8. Periode ditutup dan dikunci

Melakukan Year-End Closing

1. Pastikan semua monthly closing tahun tersebut sudah selesai

2. Buka Closing Period > Year-End Close

3. Pilih tahun fiskal (contoh: 2024)

4. Sistem akan:

   • Validasi semua periode bulanan
   • Generate closing entries

5. Review closing journal:

   Year-End Closing Journal
   Date: 31 December 2024
   
   | Account | Debit | Credit |
   |---------|-------|--------|
   | 4xxx Revenue accounts | xxx | - |
   | 5xxx Expense accounts | - | xxx |
   | 3300 Income Summary | - | xxx |
   | 3300 Income Summary | xxx | - |
   | 3200 Retained Earnings | - | xxx |

6. Approve dan post closing journal

7. Klik Complete Year-End Close

Membuka Kembali Periode (Reopen)

Dalam kasus tertentu, periode bisa dibuka kembali:

1. Buka Closing Period
2. Pilih periode yang sudah closed
3. Klik Request Reopen
4. Isi alasan pembukaan kembali
5. Approval dari Finance Manager/Director
6. Setelah diapprove, periode bisa diedit
7. Setelah selesai, tutup kembali periode

Peringatan: Reopen period harus dengan approval dan dokumentasi yang jelas.

Status Periode

Auto Adjustments

Sistem bisa generate beberapa adjustment otomatis:

Depreciation

• Hitung penyusutan aset tetap
• Generate journal entry

Revenue Recognition

• Recognize revenue dari unearned revenue
• Berdasarkan jadwal siswa

Accruals

• Accrued expenses (gaji, utilities)
• Accrued revenue

Reports Setelah Closing

Setelah closing, generate laporan:

1. Trial Balance
2. Income Statement
3. Balance Sheet
4. Cash Flow Statement
5. Closing Summary

Tips dan Best Practices

1. Jadwal Tetap: Lakukan closing di tanggal yang sama setiap bulan
2. Checklist: Gunakan checklist untuk memastikan kelengkapan
3. Early Preparation: Mulai persiapan beberapa hari sebelum deadline
4. Review Process: Minimal 1 reviewer sebelum final close
5. Documentation: Simpan dokumentasi setiap closing

FAQ

Kapan idealnya melakukan monthly closing?

Idealnya dalam 5-7 hari kerja setelah akhir bulan. Contoh: Closing Januari dilakukan sebelum 7 Februari.

Apa yang terjadi jika ada transaksi yang terlewat setelah closing?

Transaksi harus dicatat di periode berikutnya dengan keterangan yang jelas, atau minta reopen period dengan approval.

Bisakah closing dilakukan otomatis?

Proses validasi dan preparation bisa otomatis, tapi final closing tetap memerlukan konfirmasi manual untuk akuntabilitas.

Apa beda soft close dan hard close?

• Soft close (monthly): Mengunci transaksi, tapi masih bisa di-reopen jika perlu
• Hard close (yearly): Final closing dengan transfer saldo ke retained earnings

Lihat Juga

• Journal Entry - Input jurnal
• Financial Reports - Generate laporan
• Chart of Accounts - Struktur akun