Payments

Menu Payments digunakan untuk mencatat semua pengeluaran kas, termasuk pembayaran gaji, operasional, vendor, dan komisi partner.

Fitur Utama

• Payment Entry: Input pengeluaran dengan mudah
• Approval Workflow: Approval untuk pembayaran besar
• Recurring Payments: Pembayaran berulang (gaji, sewa)
• Batch Payment: Pembayaran massal
• Auto Journal: Generate journal entry otomatis
• Expense Categorization: Kategorisasi pengeluaran

Data yang Dikelola

Kategori Pengeluaran

Panduan Penggunaan

Melihat Daftar Payments

1. Buka menu Finance Base > Cash Management > Payments
2. Sistem menampilkan daftar payments:

3. Filter berdasarkan:
   • Periode
   • Status
   • Category
   • Payee

Membuat Payment Baru

1. Klik tombol + New Payment
2. Isi informasi:

   Date: 25 Januari 2024
   Payee: PT Griya Properti
   Payee Type: Vendor
   Amount: 30,000,000
   Payment Method: Bank Transfer
   Bank Account: BCA Operating
   Category: Sewa Kantor
   Reference: INV-GP-2024-01
   Description: Pembayaran sewa kantor Januari 2024

3. Upload attachment (invoice vendor, dll)
4. Klik Save as Draft atau Submit for Approval

Approval Workflow

Untuk pembayaran di atas threshold tertentu:

1. Staff membuat payment draft
2. Submit for Approval
3. Approver (Manager/Director) review
4. Approve atau Reject
5. Jika approved, Finance Confirm pembayaran

Threshold Approval:
< Rp 10.000.000       : No approval needed
Rp 10.000.000 - 50.000.000 : Manager approval
> Rp 50.000.000       : Director approval

Confirm Payment

1. Buka payment dengan status Approved
2. Verifikasi dana tersedia di rekening
3. Lakukan pembayaran actual (transfer bank)
4. Klik Confirm
5. Input tanggal actual dan reference number
6. Sistem akan:
   • Generate journal entry
   • Update bank balance
   • Kirim notifikasi ke payee (optional)

Recurring Payments

Untuk pembayaran rutin (gaji, sewa):

1. Buka Settings > Recurring Payments
2. Klik + New Recurring
3. Setup:

   Name: Sewa Kantor Bulanan
   Payee: PT Griya Properti
   Amount: 30,000,000
   Category: Sewa Kantor
   Frequency: Monthly
   Day of Month: 25
   Start Date: 1 Januari 2024
   End Date: 31 Desember 2024 (optional)
   Auto-create: Yes
   Auto-approve: No

4. Sistem akan otomatis create payment draft setiap bulan

Batch Payment (Payroll)

Untuk pembayaran gaji massal:

1. Klik Batch Payment > Payroll
2. Select period: Januari 2024
3. Sistem menampilkan daftar staff/tutor
4. Verify jumlah masing-masing
5. Pilih bank account untuk pembayaran
6. Klik Generate Payments
7. Review dan approve batch
8. Confirm batch payment

Membatalkan Payment

1. Buka payment
2. Klik Cancel
3. Isi alasan
4. Sistem akan:
   • Reverse journal entry
   • Update bank balance

Catatan: Hanya payment yang belum closed period yang bisa dibatalkan.

Auto Journal Entry

Setiap payment menghasilkan journal entry:

Payment: PAY-2024-0001

Journal Entry:
| Account | Debit | Credit |
|---------|-------|--------|
| 5220 Sewa Kantor | 30,000,000 | - |
| 1121 Bank BCA | - | 30,000,000 |

Dashboard Payments

Dashboard menampilkan:

• Total pengeluaran bulan ini
• Breakdown by category (pie chart)
• Daily payments trend
• Upcoming scheduled payments
• Payments pending approval

Reports

Payment Report

1. Klik Reports > Payment Report
2. Select period
3. Filter by category, payee, etc
4. Generate report
5. Download PDF/Excel

Expense Analysis

Analisis pengeluaran:

• By category
• By department
• Trend over time
• Budget vs actual

Tips dan Best Practices

1. Approval Process: Terapkan approval untuk kontrol
2. Documentation: Selalu lampirkan bukti/invoice
3. Categorization: Gunakan kategori yang tepat untuk reporting akurat
4. Verification: Verifikasi payee dan amount sebelum confirm
5. Reconciliation: Reconcile dengan bank statement

FAQ

Bagaimana membayar dalam mata uang asing (EUR)?

Pilih bank account EUR, input amount dalam EUR. Sistem akan record exchange rate untuk pelaporan.

Bisakah membuat payment tanpa approval?

Tergantung threshold yang dikonfigurasi. Payment di bawah threshold tidak perlu approval.

Bagaimana menangani refund ke siswa?

Catat sebagai payment dengan kategori “Refund” dan link ke receipt/invoice asli.

Bagaimana jika payment sudah confirm tapi gagal di bank?

Cancel payment, input ulang dengan informasi yang benar.