Receipts

Menu Receipts digunakan untuk mencatat semua penerimaan kas, terutama pembayaran dari siswa. Setiap receipt akan otomatis mengupdate saldo bank dan membuat journal entry.

Fitur Utama

• Receipt Entry: Input penerimaan dengan mudah
• Invoice Matching: Link receipt dengan invoice
• Multiple Payment Methods: Cash, transfer, QRIS, etc
• Auto Journal: Generate journal entry otomatis
• Receipt Printing: Cetak kwitansi
• Bulk Import: Import receipts dari bank statement

Data yang Dikelola

Payment Methods

Panduan Penggunaan

Melihat Daftar Receipts

1. Buka menu Finance Base > Cash Management > Receipts
2. Sistem menampilkan daftar receipts:

3. Filter berdasarkan:
   • Periode
   • Status
   • Payment method
   • Payer

Membuat Receipt Baru

1. Klik tombol + New Receipt
2. Isi informasi:

   Date: 15 Januari 2024
   Payer Type: Student
   Student: Andi Pratama
   Amount: 45,000,000
   Payment Method: Bank Transfer
   Bank Account: BCA Operating
   Reference: TRF123456789
   Description: Pembayaran paket Ausbildung

3. Link ke Invoice (opsional):
   • Pilih invoice yang dibayar
   • Jika partial payment, isi jumlah yang dibayar
4. Klik Save as Draft atau Confirm

Contoh Receipt dengan Invoice

RECEIPT
────────────────────────────────────
Receipt #: RCP-2024-0001
Date: 15 Januari 2024

Received From: Andi Pratama
Amount: Rp 45,000,000
Method: Bank Transfer
Reference: TRF123456789

Payment For:
├── Invoice: INV-2024-0001
├── Paket: Ausbildung Complete A1-B2
└── Period: Januari - Desember 2024

Bank Account: BCA Operating (1234567890)
────────────────────────────────────

Partial Payment

Jika siswa membayar sebagian:

1. Buat receipt dengan jumlah yang dibayar
2. Link ke invoice
3. Sistem mencatat:
   • Invoice amount: Rp 45,000,000
   • Paid: Rp 22,500,000
   • Outstanding: Rp 22,500,000
4. Invoice status menjadi “Partially Paid”

Confirm Receipt

1. Buka receipt dengan status Draft
2. Review semua informasi
3. Klik Confirm
4. Sistem akan:
   • Generate journal entry
   • Update bank balance
   • Update invoice status (jika linked)
   • Kirim notifikasi ke siswa (optional)

Membatalkan Receipt

1. Buka receipt yang akan dibatalkan
2. Klik Cancel
3. Isi alasan pembatalan
4. Sistem akan:
   • Reverse journal entry
   • Update bank balance
   • Revert invoice status

Catatan: Receipt yang sudah di-close period tidak bisa dibatalkan.

Cetak Kwitansi

1. Buka detail receipt
2. Klik Print Receipt
3. Pilih template (formal/simple)
4. Print atau download PDF

Import Receipts dari Bank Statement

1. Klik Import
2. Download template Excel
3. Isi data dari bank statement:

   Date	Amount	Reference	Payer Name	Description
   15 Jan	45,000,000	TRF123	Andi Pratama	Pembayaran

4. Upload file
5. Review dan map ke siswa/invoice
6. Confirm import

Auto Journal Entry

Setiap receipt menghasilkan journal entry:

Receipt: RCP-2024-0001

Journal Entry:
| Account | Debit | Credit |
|---------|-------|--------|
| 1121 Bank BCA | 45,000,000 | - |
| 2140 Pendapatan Diterima Dimuka | - | 45,000,000 |

Note: Revenue recognition dilakukan terpisah sesuai jadwal.

Dashboard Receipts

Dashboard menampilkan:

• Total penerimaan bulan ini
• Receipts by payment method (pie chart)
• Daily receipts trend
• Top payers

Tips dan Best Practices

1. Same-day Recording: Input receipt di hari yang sama dengan transaksi
2. Always Match: Selalu link receipt dengan invoice
3. Clear Reference: Cantumkan referensi transfer/payment
4. Verification: Verifikasi jumlah dengan bank statement
5. Follow-up: Follow up pembayaran yang tidak match

FAQ

Bagaimana jika siswa bayar lebih dari invoice?

Ada dua opsi:

1. Catat sebagai uang muka (credit balance) untuk invoice berikutnya
2. Proses refund untuk kelebihan

Bagaimana menangani pembayaran dari pihak ketiga (orang tua)?

Tetap catat dengan nama siswa sebagai payer, tambahkan note bahwa pembayaran dari orang tua.

Bisakah satu receipt untuk beberapa invoice?

Ya, gunakan fitur multi-invoice allocation saat input receipt.

Bagaimana jika ada selisih kecil (pembulatan)?

Catat receipt dengan jumlah yang sebenarnya diterima. Selisih kecil bisa di-write off dengan approval.